Manual do SPED/EFD

SPED CONTÁBIL E FISCAL

Fonte: SPED, adaptado pelo Portal Tributário

A maioria dos contribuintes já se utiliza dos recursos de informática para efetuar tanto a escrituração fiscal como a contábil, as imagens em papel simplesmente reproduzem as informações oriundas do meio eletrônico.

A facilidade de acesso à escrituração, ainda que não disponível em tempo real, amplia as possibilidades de seleção de contribuintes e, quando da realização de auditorias, gera expressiva redução no tempo de sua execução.

O Decreto nº 6.022/2007 institui o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), prevendo que os livros e documentos contábeis e fiscais serão emitidos em forma eletrônica.

O Sped é instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração comercial e fiscal dos empresários e das sociedades empresárias, mediante fluxo único, computadorizado, de informações.

1.1 Sped – Contábil

A Instrução Normativa RFB nº 787/2007 institui a Escrituração Contábil Digital (ECD), estabelece a sua obrigatoriedade e aprova o Manual de Orientação do Leiaute para geração de arquivos.

A legislação tributária federal exige que, além do Livro Diário, o contribuinte escriture o Livro Razão. Obriga, também, as pessoas jurídicas não optantes pelo Simples a apresentarem os arquivos eletrônicos que representem a Contabilidade.

A legislação previdenciária federal também exige a apresentação de arquivos que representem a Contabilidade, mas em formato diferente do previsto na legislação fiscal.

Dessa forma, são quatro formas distintas de representar uma mesma realidade, sujeitas a formalidades distintas:

Livro Diário: escrituração em papel; lançamentos em ordem cronológica; termos de abertura e encerramento; transcrição das demonstrações contábeis.

Livro Razão: escrituração em papel; lançamentos em ordem de conta e data;

Arquivos eletrônicos em dois formatos distintos compostos, basicamente, por plano de contas, lançamentos e saldos.

Nos arquivos eletrônicos atualmente entregues, em cerca de 90% dos casos, constata-se que eles representam de forma adequada a escrituração em papel e, a partir do mesmo conjunto de arquivos, pode-se “gerar” os Livros Diário e Razão.

Desse cenário geral, temos:

- Baixa produtividade na execução da auditoria;

- Informações declaratórias não confiáveis;

- Facilidade de simulação de transações comerciais;

- Dificuldade na execução dos controles;

- Falta de compatibilidade entre os dados econômico-fiscais dos contribuintes;

- Indisponibilidade de informação das transações comerciais em tempo hábil;

- Dificuldade de disponibilizar, compartilhar e trocar de informações;

- Alto custo de impressão, manipulação e armazenamento de livros da escrituração comercial;

- Dificuldade no cumprimento de obrigações acessórias;

- Falta de padronização de obrigações acessórias entre os Estados/SRF;

- Extravio de livros fiscais como instrumento para obstruir o desenvolvimento da ação fiscal;

- Dificuldades em rastrear operações dissimuladas.

O Sped Contábil visa à substituição da emissão de livros contábeis (Diário e Razão) em papel pela sua existência apenas digital. Os livros Diário e Razão serão gerados a partir de um mesmo conjunto de informações digitais.

A solução abrange os fiscos federal, estaduais, futuramente municipais, DNRC, CFC, Banco Central, SUSEP, CVM e contribuintes que irão fornecer informações para a composição da base dados.

A entrega (autenticação) dos livros deverá seguir a periodicidade atual.

Para o Sped Contábil está sendo construído um programa para validação e transmissão do arquivo com a escrituração contábil. Esse aplicativo também exibirá na tela a contabilidade da empresa, nos formatos de diário ou razão, e as Demonstrações Contábeis.

O arquivo deverá ser assinado digitalmente pelo empresário ou representante legal da sociedade empresária e pelo contabilista responsável pela escrituração. O aplicativo conterá, também, funcionalidades para a realização das assinaturas digitais.

Depois de assinado, o arquivo será encaminhado para o Sped que disponibilizará para as Juntas Comerciais as informações necessárias à autenticação. A Junta Comercial fará uma série de validações próprias e depois autenticará o livro entregue. Essa informação de autenticação é fornecida ao titular da escrituração por intermédio do Sped por meio de consulta à Internet.

Depois de recebida, a escrituração contábil é armazenada em um banco de dados que irá permitir que os órgãos parceiros do Sped obtenham cópias integrais do arquivo. O titular da escrituração poderá, pela Internet, ter conhecimento de qual órgão teve acesso a sua escrituração.

Uma vez transmitido, qualquer pessoa que tiver o arquivo, poderá verificar a autenticidade da escrituração contábil da empresa e visualizar e imprimir a escrituração.

Já foram homologados e em breve entrarão em produção os seguintes aplicativos:

- Programa Validador e Assinador - PVA;

- Receitanet com as adaptações necessárias à transmissão de grandes arquivos;

- Ferramenta de download (disponível somente para as Juntas Comerciais);

- Consulta, pelos titulares da escrituração, dos downloads realizados;

- Ferramenta para permitir que as Juntas Comerciais, como contingência, realizem suas atividades através da internet.

1.2 Sped – Fiscal

O Convênio ICMS nº 143/2006 institui a Escrituração Fiscal Digital (EFD).

Via de regra, uma empresa não se utiliza da escrituração em papel em seus controles. Recorre aos arquivos eletrônicos que a representam para buscar as informações de que necessita. Os registros em papel derivam de exigências legais e sua geração, autenticação e armazenamento são tarefas meramente burocráticas, sem grande utilidade no dia-a-dia das empresas.

Atualmente, as informações requeridas pelo fisco são fornecidas por meio de um grande número de demonstrações em meio eletrônico e diferentes leiautes, o que acarreta um aumento de obrigações acessórias ao contribuinte.

Com o Sped contábil e fiscal implantados, a empresa que utilizá-los estará dispensada de apresentar grande parte das informações fornecidas na DIPJ (Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica) e outras obrigações acessórias relativas a outros tributos (IPI, PIS/COFINS, etc) no âmbito federal.

Abaixo estão listadas algumas das obrigações acessórias que os contribuintes são atualmente obrigados pelos fiscos a entregar e que poderão ser incorporados pelo Sped:

- Informações do ICMS

Guias informativas anuais

Livros de Escrita Fiscal

Arquivos do Convênio ICMS 57/95

- Informações do IPI na DIPJ

- Detalhamento da origem do crédito no PER/DCOMP (Pedido Eletrônico de Ressarcimento ou Restituição / Declaração de Compensação), no caso de Ressarcimento de IPI.

- Coleta de dados em arquivos digitais pelo sistema SINCO (Sistema Integrado de Coleta).

- DNF - Demonstrativo de Notas Fiscais

- DCP – Declaração do Crédito Presumido do IPI

- DE – Demonstrativo de Exportação

- DIF (Bebidas, Cigarros e Papel Imune)

- Arquivos digitais dos produtos do capítulo 33 da TIPI (Obrigação acessória específica para os estabelecimentos industriais de produtos de higiene pessoal, cosméticos e perfumaria cuja receita bruta com a venda desses produtos seja igual ou superior a 100 milhões)

- Arquivo com balancetes mensais das instituições financeiras obrigado pelo BACEN e denominado arquivo 4010;

- Arquivo de demonstrações trimestrais entregue à CVM denominado ITR;

- Arquivo com balancetes mensais das seguradoras obrigadas pela Susep;

1.3 NF-e – Ambiente Nacional

A integração e a cooperação entre Administrações Tributárias têm sido temas muito debatidos em países federativos, especialmente naqueles que, como o Brasil, possuem forte grau de descentralização fiscal.

Atualmente, as Administrações Tributárias despendem grandes somas de recursos para captar, tratar, armazenar e disponibilizar informações sobre a emissão de notas fiscais dos contribuintes. Os volumes de transações efetuadas e os montantes de recursos movimentados crescem num ritmo intenso e, na mesma proporção, aumentam os custos inerentes à necessidade do Estado de detectar e prevenir a evasão tributária.

Assim, o projeto justifica-se pela necessidade de investimento público voltado para integração do processo de controle fiscal, possibilitando:

- Melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos;

- Redução de custos e entraves burocráticos, facilitando o cumprimento das obrigações tributárias e o pagamento de impostos e contribuições;

- Fortalecimento do controle e da fiscalização.

O projeto possibilitará os seguintes benefícios e vantagens às partes envolvidas:

- Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal;

- Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos;

- Redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito;

- Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação;

- Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Receita Federal e demais Secretarias de Fazendas Estaduais;

- Fortalecimento da integração entre os fiscos, facilitando a fiscalização realizada pelas Administrações Tributárias devido ao compartilhamento das informações das NF-e;

- Rapidez no acesso às informações;

- Eliminação do papel;

- Aumento da produtividade da auditoria através da eliminação dos passos para coleta dos arquivos;

- Possibilidade do cruzamento eletrônico de informações.


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